Antes de empezar a ver El Deposito de Archivo Departamental y Municipal y comprender lo observado es bueno conocer los acuerdos y la ley del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:
- Acuerdo 060 de 2000 “Se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”
- Acuerdo 049 de 2000 “Conservación de Documentos y condiciones de edificios y locales destinados a archivos”
- Acuerdo 050 de 2000 “Conservación de Documentos y Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”
- Ley 594 de 2000 “Se dicta le Ley General de Archivos”
El depósito de archivo se encuentra ubicado en la Calle 11 con Carrera 2 esquina, la visita se realizó con el fin de conocer, observar y evaluar como se hallan los documentos y si cumple con las normas del Archivo General de la Nación en lo que tiene que ver con la conservación de ellos y la adecuación de las instalaciones, en cuanto a estanterías, rótulos, ambientación y los medios donde se encuentran guardados. Después de encontrar las fallas con los que cuenta el archivo se dará un diagnostico, dando recomendaciones para mejorar y así los documentos cumplan su ciclo de vida normalmente.
Guillermo Alfonso Jaramillo fue unos de los primeros Gobernadores del Tolima, que invirtió en la adecuación de un lugar especial para custodiar los documentos.
La persona encargada del Depósito de Archivo es la Señora CLARA CUBILLOS, es
Comunicadora Social y Asesora de Depósitos de Archivo de los municipios del Tolima, es una mujer dedicada y luchadora, su meta es dejar su nombre en alto y demostrar que el archivo es la parte fundamental de una empresa o sociedad, su frase celebre: "EN LA ARCHIVISTICA NO TODO ESTA ESCRITO" por que cada vez va a salir algo nuevo.
Su vida laboral en la Gobernación empieza de Aseadora hace 17 años, después el jefe la nombró Auxiliar de Archivo. Luego se recibió la visita del Archivo General de la Nación, para evaluar el Archivo y al presentar algunas fallas se realizaron algunas sugerencias y desde ahí se empezaron a implementar las leyes y acuerdos para la conservación de los documentos.
A partir de esa visita la Señora CLARA, comenzó a participar en cursos cortos en el SENA, su instructora fue María Teresa, realizó cursos de Archivística y fue la mejor aprendiz, su desempeño fue excelente, el cual recibió una conmemoración de felicitación, que se hizo llegar a la gobernación y desde ese entonces la han tenido en cuenta para que asista a todas las capacitaciones de actualización por parte del Archivo General de la Nación.
Ella resalta que para un buen trabajo se debe enamorar de lo que se esta haciendo para que todo quede mejor y se vea reflejado lo que se ha realizado. Y también se ve reflejado en la parte personal por que dice que se mejora la calidad de vida.
Nos mostró los purificadores de aire, extractores de calor y la estantería rodante que tenían en el depósito de archivo, además notamos que cada estante tenía una pequeña descripción de los documentos que estaban allí como eran:
- Nomina de Correspondencia – Secretaría de Educación
- Unidad de Investigación Seguimiento y Apoyo- Secretaría de Educación
- Despacho 2001-2004 – Nomina 1996-2001 – Dirección 2001-2003 Secretaría de Educación
- Matriculas y Calificaciones
- Actas de grado
- Matriculas y Calificaciones
Rosa Espitia nos dio un pequeño tour, ella es egresada de la Universidad del Tolima donde se encontraban 20.000 historias laborales, las cuales estaban organizadas por activos, retirados, provisionales de los diferentes docentes. También encontramos documentos sobre Resoluciones en el escalafón docente, Actas de posesión, Decretos y Acuerdos.
Nos mostraron una carpeta tipo fuelle y también de yute recubierto de cera de abeja, los cuales estaban legajados con ganchos de platico y estaba rotulada de esta forma:
Mensualmente la Secretaría llevan 2.000 documentos para que sean actualizados, nos explicaron que era un archivo central donde se encontraban toda la documentación de los docentes ya que hace bastante tiempo estaba en el quinto piso de la Gobernación en la Secretaría de Educación y decidieron enviarlos al sótano por el peso de los mismos.
El proyecto que tienen CLARA CUBILLOS y ROSA ESPITIA es tener el edificio propio para el Archivo Departamental, pero para esto necesitan el apoyo económico del Gobernador.
Aquí en este depósito cuentan con sistemas de extractores, purificadores de aire y estanterías rodantes, Los cuales ayudan en la conservación de los documentos manteniendo la temperatura en un nivel normal.
Además hay estudiantes de los colegios que hacen su servicio social en este lugar organizando documentos con los implementos de protección, adecuados suministrados por el Archivo Histórico de la Gobernación del Tolima.
Ellos mismos compraron los materiales para guardar documentos por medio de una caja hecha con cartón paja y recubierta con cuerina y dentro de ella una carpeta de cuatro tapas con papel bond. En las estanterías encontramos documentos guardados con papel Kraf y con una descripción de su contenido, que esto lo realizaban mientras organizaban los documentos que allí estaban.
En una carpeta que nos mostraron estaba rotulada de esta manera:
Por ultimo vimos los documentos en las estanterías sobre:
- Universidad Del Tolima Docentes Retirados De La Nación
- Docentes Retirados Del Departamento
- Docentes Activos Del Departamento
- Invalidez Oficiales
- Policía Jubilación
- Administrativo
- Transferencias Nacionales.
Las cuales tenían un color diferente para clasificarlos y de esta manera poderlos identificar fácilmente. En archivadores metálicos encontramos cajas amarillas donde guardaban rollos de microfilmación de todas las historias laborales de 1945 a 1985.
En las oficinas tenían unos letreros que me llamaron mucho la atención que son estos:
CONDICIONES AMBIENTALES Y ESTRUCTURALES.
En este caso utilizan extintores de color blanco, son los adecuados para que los documentos no sufran ningún daño.
No estos que son de otro material, y puede dañar los documentos.
Tienen cajas botados al lado de estantes lo cual produce desorden y el paso se vuelve imposible además ayudan a la proliferación de microorganismos e insectos.
No colocar en la última balda o archivadores cajas y objetos ya que estos deben mantenerse limpios y sin ninguna herramienta.
Las tuberías visibles en el Depósito de Archivo no están permitidas ya que conlleva a traer la humedad y por consiguiente a que los documentos se deterioren por el ambiente que crea.
ARCHIVO HISTORICO MUNICIPAL
Biblioteca "Soledad Rengifo"
Biblioteca Soledad Rengifo
Calle 10 No. 4 -55 Centro
Tel: 2 63 44 70
El Concejo Municipal de Ibagué, crea el 29 de septiembre de 1963 según acuerdo No. 29 la Biblioteca Pública Municipal, con el nombre de “ALBERTO SANTOFIMIO CAICEDO”, en el año 1970 según acuerdo No. 11, se crea el Fondo de Cultura del Municipio, entidad que se encarga de organizar y dirigir la biblioteca.
En el año de 1974, mediante acuerdo No. 001 del 19 de febrero se crea el Instituto Municipal de Cultura, haciendo parte de este la Biblioteca Pública Municipal, la cual funcionó desde el momento de su creación en donde es hoy el Centro Comercial Combeima en la Carrera. 3ª calle 12, después de varios años, se traslada a un local que cedió el Directorio Liberal en la Carrera. 3ª con calle 10, posteriormente ocupó un espacio en el edificio de la Alcaldía de Ibagué, de ahí fue trasladada al Centro Administrativo del Barrio La Pola, con su respectiva dotación bibliográfica, muebles y enseres, donados por COLCULTURA.
En 1980 mediante acuerdo No. 047, emanada del Concejo de Ibagué, se cede un lote de terreno ubicado en la calle 10 Carrera. 5ª, al Instituto de Construcciones Escolares ICCE; en él se construye un edificio de cuatro niveles con sus respectivos servicios públicos y lo entregan a la Administración Municipal para que funcionara la biblioteca municipal; por solicitud de ex ministro de Educación, doctor Guillermo Angulo Gómez, la Administración Municipal mediante acto administrativo cambia el nombre de la biblioteca “Alberto Santofimio Caicedo” por el de “Biblioteca Infantil Soledad Rengifo” exaltando el nombre de una memorable profesora tolimense Soledad Rengifo Guzmán, que dedicó su vida a la enseñanza y a la educación infantil.
En el año de 1981, el Instituto Municipal de Cultura junto a la Biblioteca fue trasladado a la edificación anteriormente descrita, utilizando para el servicio de información y documentación únicamente el auditorio del segundo nivel, donde presta en la actualidad sus servicios a la comunidad, los demás niveles fueron ocupados por el Instituto Municipal de Cultura, actual Grupo de Cultura y Turismo adscrito a la Secretaría de Desarrollo Social.En 1987 la Alcaldía de Ibagué realizó un convenio interinstitucional con la Caja de Compensación Familiar del Tolima COMFENALCO, cuya finalidad era la de dotar la Biblioteca “Soledad Rengifo” de material bibliográfico actualizado, equipos, muebles y enseres, y además el nombramiento de un auxiliar de biblioteca, para lograr así una amplia cobertura de este servicio.
Teniendo en cuenta las nuevas políticas administrativas del Estado, como es la reestructuración administrativa, la Biblioteca “Soledad Rengifo” a partir del 17 de marzo de 1999, según decreto 000111 emanado de la Alcaldía Municipal, queda adscrita a la Secretaría de Desarrollo Social “Grupo de Cultura”, dado que el Instituto Ibaguereño de Cultura y Turismo fue suprimido y liquidado; asumiendo este nuevo ente la administración de la Biblioteca con todas las funciones que tenía asignadas por el Instituto, prestando los siguientes servicios a la comunidad:
· Estantería Abierta
· Información
· Sala de Consulta y Lectura
· Sala de Trabajo
· Sala de Prensa
· Sala Infantil
· Hemeroteca y Archivo Vertical
· Ludoteca
La persona encargada de este Deposito de Archivo es la señora NELLY FLORES, que realiza una pasantía en este lugar por parte de la Universidad el Tolima, ella estudia Ciencias Sociales y cada semestre turnan a una persona para que realice las tareas asignadas en este lugar.
En este archivo podemos encontrar parte de la historia de nuestro municipio, observamos que muchos de estos documentos nos llevan a entender como era Ibagué en tiempos anteriores.
Protegen documentos de la Notaria primera y segunda de 1615 hasta 1969, y los más recientes los conserva cada una de las notarias. Tienen documentos de tierra de colonia de 1796.
En el Archivo Histórico Municipal custodian los siguientes documentos:
- Documentos de la Notaria Primera y Segunda de Ibagué
- Consejo Municipal de Ibagué
- Proyectos y Acuerdos
- Actas
- Correspondencia Recibida
- Correspondencia Despachada
- Oficios Despachados
- Comunicaciones
- Oficios Recibidos y Despachados
- Correspondencia Despachada y Memorandos
- Libros de Impuestos de (1910)
- Secretaria de Gobierno
- Hacienda ( Secretaría, Sección y Junta Superior)
- Tesorería
- Matriculas de equipajeros, tractoristas, ayudantes de V.
- Cámara de Comercio caja Notaria Primera
- Impuestos (Impuestos prediales, minuta)
- Minas
- Tierras
- Caminos
- Fondos de Institución Pública
- Consejo Municipal
- Certificados Notariales
- Oficios
- Encarcelaciones, Excarcelaciones, Fianzas, Multas, Presentaciones y Cauciones
- Gaveta Judicial
- Servicios Públicos (Alcantarillado, acueducto, luz)
- Nacimientos
- Separaciones
- Matrimonios
- Defunciones
- Periódicos (Gaceta del Tolima, Órgano del Gobierno del Estado, Neiva Agosto 30 de 1881), estos periódicos están desde el años de 1880 hasta 1910 y otros en una presentación más pequeña, que están 1910 hasta 1919.
Cada estante que tiene el depósito de archivo esta marcado en la parte superior de esta forma:
Estos documentos los encontramos en unas cajas de cartón desacidificadas para su conservación que son forradas en cera de abejas y son en su totalidad blancos, recordemos que estas son las cajas que son exigidas por el Archivo General de la Nación.
Además estudiantes de bachillerato y Universidad realizan diferentes consultas en este lugar, al igual que gente particular que necesita algún documento sobre los libros donde están la escrituras; pero para lograr esto es necesario llevar tres datos importantes para encontrar el documento que son el año, el número de escritura, y la notaria donde se realizo la escritura.
Me gusto mucho conocer este archivo histórico, por que tuvimos la posibilidad de mirar, tocar y leer muchos de los documentos que se encontraban allí, y aunque no tienen medidas para protegerlos como lo son extractores de calor, purificadores de aire, tratan de conservarlos con los pocos recursos que reciben.
En este Depósito de Archivo existen cajas que fueron elaborados por las mismas personas para adecuar los documentos y no se deterioren ni se terminen de dañar.
La mayoría de los Documentos están guardados en libros de material parecido al cuero, lo cual esta deteriorando más los documentos.
Otro problema que hay en la polución y el desorden de algunos archivos, se encuentran tirados en el piso o encima de la última balda sin ningún cuidado.
